高质量处理招标投标异议,对于维护企业良好形象、营造公平竞争营商环境、有效维护各方合法权益具有重要意义。本文针对目前普遍存在的对招标投标异议认识不到位、处理不及时、方法不得当、效果不理想等问题,全面论述如何高质量全过程处理招标投标异议,并提出相应保障措施,对于做好新时期招标投标异议处理工作具有一定指导意义。
伴随中国石油天然气集团有限公司(以下简称中石油)区域招标中心的相继成立,中石油招标工作迈上了集中招标的新台阶,其招标规模和额度都大幅增加,招标投标异议也相应增多。为有效推进招标投标工作高质量发展,积极助力集团公司创建世界一流示范企业,推进综合性国际能源公司建设,按照中石油治理体系和治理能力现代化的工作要求,有必要更加关注对招标投标异议的高质量处理工作。
近年来,招标采购成为各界关注的重点和各级巡视巡察审计检查活动关注的焦点,区域招标中心作为与投标人联系最直接的窗口,高质量处理招标投标异议,对于有效消除投标人的疑虑和猜忌,赢得其对中石油良好的口碑,维护中石油的良好形象意义重大。
中石油作为大型央企,国家骨干企业,承担着落实十八届三中全会“让市场在资源配置中发挥决定性作用”的重要政治任务。为此,中石油按地域划分,成立区域招标中心,进一步扩大了招标选商的吸引力,让专业的人干专业的事,目的就是为了营造“公平、公正、公开”的营商环境。所以,高质量处理招标投标异议亦是其应有之义。
在招标投标活动中,投标人处于激烈竞争的位置,对于招标投标文件、程序、行为等方面的关注度极高、敏感性极强,所发现的问题也更加深刻,提出的问题更尖锐。高质量处理好招标投标异议,对于发现问题、弥补短板、堵塞漏洞、强化沟通、平复投标人情绪、推进招标投标活动的顺利开展有着直接的意义,进而有利于促进招标代理机构提高招标管理水平。
就一单一采项目的招标投标活动而言,直接涉及的参与方就有招标方、招标代理机构、投标方,至于相关方,如投标人代理人,已签订附生效条件的合作方则涉及面更广;集中框架招标所涉及的招标方、投标方就更为复杂多样。高质量处理招标投标异议,对于统一各方认识、共同推进“三公”选商,让优异的投标方脱颖而出,让招标人的项目高水平实施,培育集团公司战略合作方等均具有现实的意义。
高质量处理招标投标异议,不仅可以有效避免把异议转化为投诉,提高招标投标工作的效能,而且有利于落实回避要求,降低人为操纵招标投标结果的可能,减少因恶意造成的对招标管理人员的报复性行为,有利于保护招标管理人员的合法权益和切身利益。
鉴于招标投标活动的特殊性,关于高质量处理招标投标异议的内涵和外延也自有其特点。
一是从处理过程来看,要体现出“时效性”,《招标投标法实施条例》中对异议的提出和答复作了明确规定,第二十二条规定:“潜在投标人或者其他利害关系人对资格预审文件有异议的,应当在提交资格预审申请文件截止时间2日前提出;对招标文件有异议的,应当在投标截止时间10日前提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。”四十四条第三款规定:“投标人对开标有异议的,应当在开标现场提出,招标人应当当场作出答复,并制作记录。”第五十四条第二款规定:“投标人或者其他利害关系人对依法必须进行招标的项目的评标结果有异议的,应当在中标候选人公示期间提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。”因此,控制好招标投标异议的处理时间,过程越短、效率越高,也就意味着处理的质量越好。
二是从处理结果来看,要体现一个“好”字,具体包括以下四方面的要求:一要符合国家法律法规、企业规章制度,到依法合规;二要符合招标项目特点和实际,做到实事求是;三要维护各方合法权益,做到互利共赢;四要统筹解决招标人、招标代理人、投标人的疑虑,争取实现各方满意。
三是辩证看待过程和结果之间的关系。在招标投标异议处理中,高质量是过程和结果二者的有机结合,可以说“快”本身就是好的基础和台阶,传统的“慢工出细活”思路,在异议处理中并不适用,但也不能单独追求“快”,而是要做到“快而不乱,快而有序”,可以加快节奏,不能逾越程序。
在招标投标异议处理中,“高质量”的外延自然是其“快”与“好”的内涵所覆盖的处理的全过程、各方面,落实到实际中就要求但不限于做到以下四个方面:一是处理人员专业化水平要高;二是处理流程科学化水平要高;三是处理文件标准化水平要高;四是处理结果资源化利用水平要高。
一是认识不到位。主要体现在:对招标投标异议重视程度不高,存在投标人“有意而为之”的错误认识,怠于处理;对异议处理的重要意义认识不清,存在“说时重要、做时次要、忙时不要”的问题,疏于处理。
二是处理不及时。主要体现在:收集不全面,遗漏异议,造成不能及时处理;处理流程不畅,遇到阻塞,造成意见不能及时形成和反馈。
三是方法不得当。主要体现在:意见分析不到位,容易混淆理解偏差与投标异议,进而作出错误判断和错误的解决方式。异议处理的方法或过程存在瑕疵,没有有效澄清异议。收集反馈的方式不正规,让异议方认为重视程度不够。
四是效果不理想。主要体现在:异议处理不能让异议方满意,造成异议方存有疑义,甚至引发不公正的猜疑。部分异议处理不妥当以致影响到招标投标项目的顺利实施,引起招标方的不满。
一要全过程畅通异议渠道。在招标文件发布、开标、招标结果公示等环节均要允许投标人提出异议,确保投标人异议落到实处。二要允许投标人以合理的方式提出异议。招标文件发布、招标结果公示阶段投标人可以书面提出异议;开标环节可以口头提出异议。三要落实异议接收的具体人员、地点、方式等,方便追溯异议是否到达招标代理机构。四要做好异议的登记工作,做到有帐可查,同时也作为异议处理的依据。对于开标环节提出的异议,也必须按照规定记录在案。总之,要确保投标人异议权能够全面实现。
对异议的审查分以下两个步骤:一是形式审查。主要审查异议的格式是否符合要求。如形式有严格要求的,对于不符合形式要求的,提请异议人完善形式或退回,并确保异议人有权利按照规定格式再次提出异议,不能擅自处理。二是实质审查。主要是审查异议的内容,看是否符合异议的实质性条件,主要是做到把异议与疑义和投诉区分开来。对于疑义,直接阐明,取得对方理解即可。当然对疑义的阐释也需要满足招标人的初衷、项目的需要、意思表达的统一和完整,确保信息的公正公平。对于投诉则按照投诉的方式进行处理。对于异议有模糊或多种解释的,需要同异议人进行对接,明确其准确含义。对于“有意而为之”的异议,应给予警告或制止,防止通过采取异议的方式泄私愤,浪费管理资源。
一要及时转达异议。将异议及时转送至相关方。对于属于招标人答复的,需要明确对接人员,减少不必要的沟通时间,提高沟通效率。对于属于招标代理机构答复的,需要及时转送至负责的内设机构或责任人。对于机构本身就负责异议答复的,则不存在送达的问题。二要尽快形成答复意见。在转达异议时就要明确具体反馈时间,越精确越利于反馈意见的形成,可以精确到小时。对于重大异议,有必要履行审核把关的程序。答复意见要做到直接、准确、统一、无歧义,便于异议人的理解和接受。
一要及时反馈。不同阶段异议反馈周期(从异议确认到正式反馈期间)要求不尽一致。异议反馈周期太短不利于异议反馈意见的形成,太长不利于保护异议人的权益。要从确保招标投标活动顺利进行的角度,结合实际情况考虑合理的反馈周期,并在确定异议后即告知异议人,以令其安心等待,不要多头反映,扰乱正常的工作秩序。二要正式反馈。除了开标现场对口头提出异议以口头方式反馈外,其他异议均应以书面形式进行反馈,并留下联系人及联系方式。三要专人反馈。在一个投标项目中,尽量保持一个人负责异议的接收及反馈工作。在一个招标代理机构中,尽量保持相对稳定的内设机构或专人负责异议的收集及反馈工作。
一要征求异议人对反馈意见的看法。重点关注对方的疑虑是否打消,是否有新的异议。如果有,则重新走一遍流程,争取在最短时间内让异议人理解,达成一致意见。二要征求异议人对异议处理工作的看法。如有好的建议,要注意记录和吸收。在此环节,要注意异议人由于从自身利益角度出发,即使异议反馈意见很好,也有可能不会满意,因此不能以异议人是否满意作为异议反馈效应的评价标准。
一要开展异议大数据分析,寻找异议的正态分布情况,摸清发展规律,抓住主要矛盾和矛盾的主要方面,为针对性减少异议指明方向。二要做好档案资料的收集归档,为后期追溯及开展大数据分析奠定基础。三要推进资源共享。对异议和异议处理意见可依次在区域招标中心内部、集团公司内部进行共享,并开展分类研究,规范反馈意见,形成标准模板,进而在网站进行发布,便于投标人查询,有效提高工作效率,减少异议数量。
招标代理机构应建立异议处理领导组织机构,负责审议重大异议,协调解决相关问题。对于集团公司区域招标代理机构应设置专门的异议处理部门,培养规模适宜、能力卓越的专业异议处理人才队伍;其他中小型的招标代理机构或区域招标代理机构分支应至少设置专门的异议处理岗位,并优选经验丰富的管理骨干。同时,要保持异议处理人员的相对稳定,有利于异议处理能力的持续提升。
一是要完善业务管理制度。根据异议处理过程中发现的业务管理制度上存在的漏洞,及时反馈给业务管理部门,提请其纳入年度制度制、修订计划中,并跟踪落实,及时堵塞管理漏洞。二是要完善异议处理管理制度,对于异议处理过程中积累的好经验、好做法以及发现的问题及时进行分析研究,找准原因,采取针对性的弥补措施,逐步健全、完善高效的异议处理制度体系。
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按照责权对等的原则,可根据实际采取按件或按时间段对异议处理情况进行全方位评价,评价内容包括但不限于异议处理是否及时、工作质量是否高、处理效果是否好等方面。注意收集异议方及相关方的评价意见,作为年度推先选优的依据。对于因重大过失或故意造成异议处理出现问题的,要严格追责问责。
综上所述,高质量处理招标投标异议意义重大,特别是对于新成立的区域招标中心更是如此,需要引起机构内部各方的高度重视。由于招标投标异议涉及范围广、影响面大、处理不当可能引发严重问题,故需要从系统施策的视角,采取全过程管控的模式,实现招标投标异议的高质量处理,从而助力区域招标中心工作水平上台阶,助力集团公司高质量发展。